Voltabox AG
Delbrück
ISIN DE000A2E4LE9 / WKN A2E4LE
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zur
ordentlichen Hauptversammlung
ein, die am
1. September 2021 um 10:00 Uhr (MESZ)
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
in der
Artegastraße 1, 33129 Delbrück,
stattfindet.
Die Hauptversammlung wird für Aktionäre der Voltabox AG und ihre Bevollmächtigten live in Ton und Bild im Internet übertragen.
Das Stimmrecht der Aktionäre kann ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft oder sonstige Bevollmächtigte ausgeübt werden. Nähere Einzelheiten zur Durchführung der Hauptversammlung
und der Ausübung der Aktionärsrechte finden Sie nachstehend unter Abschnitt 'III. Weitere Angaben zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung'.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Voltabox AG, des gebilligten Konzernabschlusses und des zusammengefassten
Lageberichts für die Voltabox AG und den Konzern, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a
HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2020
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss bereits gebilligt. Der Jahresabschluss
ist damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss,
der zusammengefasste Lagebericht für die Voltabox AG und den Konzern, der Bericht des Aufsichtsrats und der Bericht des Vorstands
mit den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Nach dem Aktiengesetz bedarf es zu
diesem Tagesordnungspunkt keiner Beschlussfassung durch die Hauptversammlung.
Die vorgenannten Unterlagen können ab dem Zeitpunkt der Einberufung und während der Hauptversammlung über unsere Internetseite
unter
unter der Rubrik 'Investor Relations/Hauptversammlung' (URL: https://ir.voltabox.ag/websites/voltabox/German/
6000/hauptversammlung.html) eingesehen werden. Ferner werden sie während der Hauptversammlung näher erläutert werden.
|
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr
Entlastung zu erteilen.
|
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr
Entlastung zu erteilen.
|
| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische
Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im Geschäftsjahr 2021
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2021 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts
für die ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs 2021 gewählt.
|
| 5. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für den Vorstand
Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) wurde ein neuer § 120a Aktiengesetz (AktG)
eingeführt. § 120a Abs. 1 AktG sieht vor, dass die Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften bei jeder wesentlichen
Änderung, mindestens jedoch alle vier Jahre, über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die
Vorstandsmitglieder beschließt. Der Beschluss begründet gemäß § 120a Abs. 1 S. 2 AktG weder Rechten noch Pflichten, sondern
hat empfehlenden Charakter.
Der Aufsichtsrat hat das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder überprüft und, soweit erforderlich, überarbeitet und
an die Vorgaben des neuen § 87a AktG angepasst. In seiner Sitzung vom 19. Juli 2021 hat der Aufsichtsrat ein neues Vergütungssystem
für die Vorstandsmitglieder beschlossen, welches mit dem Abschluss eines neuen Vorstandsvertrags bzw. mit der Verlängerung
der bestehenden Vorstandsverträge nach Ablauf der Bestellungsfrist Anwendung findet. Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder
ist nachstehend im 'Abschnitt II. Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands (Punkt 5 der Tagesordnung)' dargestellt und auf der Webseite der Gesellschaft im Bereich »Management« unter der Internetadresse
| https://www.voltabox.ag/unternehmen/management/ |
verfügbar.
Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen, das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zu billigen.
Die Abstimmung zu diesem Tagesordnungspunkt hat empfehlenden und keinen verbindlichen Charakter.
|
| 6. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) hat auch zu einer Anpassung des § 113 Abs. 3 Aktiengesetz
(AktG) geführt. Gemäß § 113 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AktG in der Fassung des ARUG II ist von der Hauptversammlung börsennotierter
Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu beschließen, wobei ein die Vergütung
bestätigender Beschluss zulässig ist. Eine entsprechende Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder hat
spätestens in der ordentlichen Hauptversammlung 2021 zu erfolgen.
Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft ist in Ziffer 17.2, Sätze 1 und 2 der Satzung geregelt und
hat folgenden Wortlaut:
| |
'Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten pro Geschäftsjahr eine feste Vergütung in Höhe von EUR 10.000,00 zuzüglich Umsatzsteuer.
Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte, der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Eineinhalbfache
dieser Vergütung.'
|
Die in Ziffer 17.2, Sätze 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft festgelegte Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder ist nach
Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat nach wie vor angemessen und soll unverändert bleiben. Die bisherige Vergütungsregelung
berücksichtigt insbesondere auch die Empfehlung G.17 und die Anregung G.18 DCGK.
|
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen gemäß § 113 Abs. 3 AktG vor zu beschließen, dass die Vergütungsregelung für den Aufsichtsrat
in Ziffer 17.2, Sätze 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft bestätigt wird.
II. Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands (Punkt 5 der Tagesordnung)
| 1. |
Grundsätze und Ziel des Vorstandsvergütungssystems
Das Vorstandsvergütungssystem legt die Rahmenbedingungen fest, nach deren Maßgabe die Vergütung der Vorstandsmitglieder der
Voltabox AG (Voltabox) durch den Aufsichtsrat von Voltabox festgelegt wird. Das vorliegende Vergütungssystem findet vorbehaltlich der Billigung
durch die Hauptversammlung für alle Vorstandsanstellungsverträge, die verlängert bzw. neu abgeschlossen werden, Anwendung.
Der Aufsichtsrat hat das Vergütungssystem im Einklang mit den Vorschriften des Aktiengesetzes (AktG) in der durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geänderten Fassung aufgestellt. Dabei
wurden auch die Empfehlungen für das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder in Abschnitt G des Deutschen Corporate Governance
Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 (DCGK) berücksichtigt.
Bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems für Vorstandsmitglieder hat sich der Aufsichtsrat an folgenden Grundsätzen orientiert:
| * |
Übereinstimmung mit den aktienrechtlichen Bestimmungen sowie den Grundsätzen guter Corporate Governance,
|
| * |
Fokus auf leistungsbezogene Vergütung anhand klarer und eindeutiger Kriterien,
|
| * |
Ausrichtung der variablen Vergütung an der Geschäftsstrategie von Voltabox,
|
| * |
Förderung einer nachhaltigen und langfristigen Entwicklung von Voltabox,
|
| * |
Berücksichtigung von Marktüblichkeit und Vergütungshöhe innerhalb des Konzerns, soweit sinnvoll.
|
Als Pionier für leistungsstarke Batteriesysteme besteht Voltabox' Geschäftsstrategie in der eigenständigen Entwicklung, Produktion
und dem Vertrieb von hochentwickelten Batteriesystemen für den Einsatz in industriellen Teilmärkten und im margenstarken,
ausgewählten Massenmärkten mit dem Ziel, strategisch bedeutsame Kunden und Marktanteile in bestimmten schnell wachsenden industriellen
Teilmärkten der Elektromobilität innerhalb des Investitionsgütermarktes zu gewinnen.
|
| 2. |
Verfahren zur Festsetzung der konkreten Gesamtvergütung sowie zur Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems
|
| 2.1 |
Festsetzung der Vergütungshöhen
Der Aufsichtsrat setzt gemäß § 87 Abs. 1 AktG die Gesamtbezüge für jedes Vorstandsmitglied fest. Für den Fall, dass der Aufsichtsrat
für seine Beratungen einen externen Vergütungsexperten hinzuziehen möchte, ist dessen Unabhängigkeit sicherzustellen.
Der Aufsichtsrat legt für die Mitglieder des Vorstands eine Ziel-Gesamtvergütung fest. Hierbei achtet er darauf, dass diese
in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Mitglieds des Vorstands sowie zur Lage der Gesellschaft
steht und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt. Zudem sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass die Ziel-Gesamtvergütung
auf eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet wird und dass die langfristigen variablen
Vergütungsbestandteile eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben.
Der Anteil der langfristig variablen Vergütung übersteigt dabei den Anteil der kurzfristig variablen Vergütung. Die für die
variablen kurzfristigen Vergütungsbestandteile relevanten Leistungskriterien werden vom Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied
festgelegt, wobei er sich neben operativen vor allem an strategischen Zielsetzungen orientiert. Dabei legt der Aufsichtsrat
fest, in welchem Umfang Ziele individuell sowie für die Vorstandsmitglieder gemeinsam maßgebend sind. Die nachträgliche Änderung
der Zielwerte oder der Vergleichsparameter ist dabei ausgeschlossen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres bestimmt der Aufsichtsrat
in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für das Geschäftsjahr auszuzahlenden Vergütungsbestandteile.
Dabei stellt der Aufsichtsrat sicher, dass die Vorstandsvergütung dem Grunde und der Höhe nach nachvollziehbar ist.
Die Höhe der Gesamtvergütung wird vom Aufsichtsrat regelmäßig einer Angemessenheitsüberprüfung unterzogen. Hierbei überprüft
der Aufsichtsrat die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütung, auch unter Berücksichtigung der Vergütungsstruktur innerhalb
von Voltabox, soweit dies angesichts der geringen Größe der Gesellschaft sinnvoll ist, und entscheidet über etwaigen Anpassungsbedarf.
|
| 2.2 |
Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems und Umgang mit Interessenkonflikten
Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig das geltende Vergütungssystems und passt es an, soweit dies erforderlich oder zweckmäßig
ist. Kommt es zu einer Änderung des Vergütungssystems, so wird das Vergütungssystem der Hauptversammlung erneut zur Billigung
vorgelegt. Im Fall eines im Zeitablauf konstanten Vergütungssystems erfolgt die Vorlage an die Hauptversammlung spätestens
vier Jahre nach der letzten durchgeführten Billigung des Systems. Sollte die Hauptversammlung einem Vergütungssystem die Billigung
verweigern, wird der Aufsichtsrat ein neues, angepasstes Vergütungssystem ausarbeiten und beschließen und der Hauptversammlung
zur Billigung vorlegen.
Die Regelungen des Aktiengesetzes und des DCGK zur Behandlung von Interessenkonflikten für die Mitglieder des Aufsichtsrats
werden sowohl im Zuge der Fest- und Umsetzung des Vergütungssystems als auch bei dessen laufender Überprüfung beachtet. Falls
Interessenkonflikte bestehen, legen die betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats diese gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats
offen und enthalten sich bei den entsprechenden Abstimmungen. Außerdem berichtet der Aufsichtsratsvorsitzende über aufgetretene
Interessenkonflikte und deren Behandlung an die Hauptversammlung von Voltabox. Sind die Interessenkonflikte wesentlich und
nicht nur vorübergehend, führen diese zu einer Beendigung des Aufsichtsratsmandats.
|
| 3. |
Gesamtvergütung, Vergütungsstruktur und weitere vergütungsbezogene Aspekte
|
| 3.1 |
Gesamtvergütung
Die Gesamtvergütung des Vorstands besteht aus folgenden fixen und variablen Vergütungsbestandteilen:
| (a) |
Jahresfestgehalt, Sachbezüge und sonstige Vorteile
Die Vorstandsmitglieder erhalten für ihre Tätigkeit ein Jahresfestgehalt, das in zwölf gleichen Monatsraten gezahlt wird und
sich an den Aufgaben des jeweiligen Vorstandsmitglieds orientiert. Das Jahresfestgehalt berücksichtigt die individuelle Rolle
des Vorstandsmitglieds innerhalb des Vorstands, die Erfahrung, den Verantwortungsbereich und die Marktverhältnisse. Bei einer
vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit, die durch Krankheit, Unfall oder aus einem anderen nicht durch das jeweilige Vorstandsmitglied
zu vertretenden Grund eintritt, wird das Jahresfestgehalt für die Höchstdauer von 12 Monaten weitergewährt. Ein von einer
Krankenkasse gezahltes Krankengeld ist auf die Bezüge anzurechnen.
Zusätzlich zum Jahresfestgehalt gewährt die Gesellschaft allen Mitgliedern des Vorstands weitere Leistungen, die zum Teil
als geldwerte Vorteile angesehen und entsprechend versteuert werden. So steht Vorstandsmitgliedern im Rahmen eines vorgegebenen
Budgets beispielsweise ein Geschäftsfahrzeug zur betrieblichen und privaten Nutzung zur Verfügung oder alternativ eine entsprechende
Entgeltpauschale. Die Gesellschaft gewährt den Vorstandsmitgliedern Zuschüsse zu einer gesetzlichen oder privaten Kranken-
und Pflegeversicherung, deren Höhe sich nach den gesetzlichen Bestimmungen betreffend die Beitragszuschüsse für freiwillig,
gesetzlich oder Privatversicherte (§ 257 SGB V und § 61 SGB XI) richtet, einschließlich etwa hierauf entfallene Steuern, und
trägt die Kosten einer Unfallversicherung für den Todes- und Invaliditätsfall. Schließlich werden Vorstandsmitgliedern benötigte
Kommunikationsmittel auch zu Hause kostenfrei zur Verfügung gestellt.
|
| (b) |
Kurzfristige variable Vergütung
Zusätzlich zu dem Jahresfestgehalt erhalten die Vorstandsmitglieder eine kurzfristige variable Vergütung in Form eines jährlichen
Bonus (sog. Short Term Incentives, nachfolgend auch STI). Die Zahlung des STI hängt vom Grad der Erfüllung der vom Aufsichtsrat festgelegten Zielvorgaben ab, die der Aufsichtsrat
für jedes Geschäftsjahr und für jedes Vorstandsmitglied zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres festlegt und deren Erreichung
im Rahmen der Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses überprüft wird. Bei Zielübererfüllung kann der STI bis zu 150
% des vereinbarten STI betragen.
Im Rahmen dieser Zielvorgaben werden neben nichtfinanziellen Leistungskriterien wie Umwelt-, Arbeitnehmer- oder Sozialbelange
vor allem finanzielle Leistungskriterien berücksichtigt. Diese lassen sich im Wesentlichen in quantitative und qualitative
Kriterien sowie in allgemeine, d.h. sämtliche Vorstandsmitglieder betreffende, und individuelle, d.h. nur einzelne Vorstandsmitglieder
betreffende, Kriterien unterscheiden. Bei den quantitativen allgemeinen Kriterien handelt es sich um Finanzkennzahlen wie
insbesondere das EBIT nach IFRS der Gesellschaft. Qualitative individuelle Aspekte können etwa der Abschluss von Projekten
oder bedeutenden Akquisitionen oder die erfolgreiche Durchführung von Kapital- und Finanzierungsmaßnahmen sein. Letztere müssen
aber nicht jedes Jahr vereinbart werden, sondern nur, wenn solche Projekte anstehen.
Der so festgesetzte STI wird jedoch nur zu 30% an das Vorstandsmitglied ausbezahlt, der Restbetrag wird einem virtuellen Bonuskonto
des Vorstandsmitglieds gutgeschrieben. Sofern eine vom Aufsichtsrat in der Zielvereinbarung festgelegte Mindestschwelle unterschritten
wird, erfolgt für dieses Geschäftsjahr eine Belastung des Bonuskontos ('Malus') in Höhe des in der Zielvereinbarung festgesetzten
Betrages in Abhängigkeit vom Grad der Verfehlung der Unternehmensziele. Eine Auszahlung aus dem Bonuskonto erfolgt erstmalig
zwei Jahre nach der erstmaligen STI-Festsetzung. Ein sich hiernach und in den folgenden Geschäftsjahren ergebender positiver
Saldo des Bonuskontos wird jeweils zu einem Drittel zehn Tage nach Billigung des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat
ausbezahlt. Spätestens bei Beendigung des Dienstverhältnisses ist der Saldo des Bonuskontos auszugleichen.
Durch die Anbindung des STI an diese Zielvorgaben, insbesondere die vorgenannten finanziellen Leistungskriterien, wird sichergestellt,
dass die Vorstandsmitglieder ihr Handeln konsequent an der Geschäftsstrategie der Gesellschaft ausrichten. Mit den jeweiligen
individuellen Zielen wird dabei der besonderen Expertise und Ressortverteilung innerhalb des Vorstands Rechnung getragen.
Bei einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit, die durch Krankheit, Unfall oder aus einem anderen nicht durch das jeweilige
Vorstandsmitglied zu vertretenden Grund eintritt, wird der STI höchstens für sechs Monate entrichtet.
|
| (c) |
Langfristige variable Vergütung
Außerdem erhalten die Vorstandsmitglieder eine jährliche langfristige variable Vergütung, die sich am Börsenkurs der Gesellschaft
im jeweils abgelaufenen Geschäftsjahr orientiert (sog. Long Term Incentives, nachfolgend auch LTI). Die Höhe der langfristigen variablen Vergütung bestimmt sich nach dem Grad, um den der Börsenkurs des jeweils laufenden
Jahr gegenüber dem Schlusskurs des letzten Jahres gestiegen ist. Ausgangspunkt für die Zielerreichung für einen etwaigen anteiligen
Bonus im laufenden Jahr ist jeweils der Börsenkurs am Ende des Geschäftsjahres. Ein erdienter LTI unterliegt der gesetzlichen
Haltefrist von vier Jahren.
Auf diese Weise dient der LTI der Teilhabe der Vorstandsmitglieder an künftigen Steigerungen des Unternehmenswertes der Gesellschaft
und der Umsetzung eines anreizorientierten Vergütungssystems, das am Aktienkurs und damit an den Interessen der Aktionäre
ausgerichtet ist. Umgekehrt, bei schlechter Performance der Gesellschaft, erhalten die Vorstandsmitglieder aber auch weniger
Geld.
|
|
| 3.2 |
Vergütungsstruktur
Die Vergütungsstruktur, d.h. die relativen Anteile der einzelnen Vergütungskomponenten an der Ziel-Gesamtvergütung, soll so
ausgestaltet sein, dass die variablen Vergütungsbestandteile die (Teil-)Summe aus Jahresfestgehalt, Sachbezügen und sonstigen
Vorteilen übersteigen, und dass der LTI den STI übersteigt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Ziel-Gesamtvergütung
auf eine nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft gemäß den unter Ziffer 3.1(b) und Ziffer 3.1(c) dargestellten
Leistungskriterien ausgerichtet ist.
Die Ziel-Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder ist dabei definiert als die Summe aus Jahresfestgehalt, Sachbezüge, sonstige
Vorteile, sowie STI und LTI. Das Jahresfestgehalt entspricht hierbei rund 40 % der Ziel-Gesamtvergütung. Der STI macht rund
25 % und der LTI rund 30 % der Ziel-Gesamtvergütung aus. Auf die Sachbezüge entfallen rund 3 % und auf die sonstigen Vorteile
rund 2 % der Ziel-Gesamtvergütung.
|
| 3.3 |
Maximalvergütung des Vorstands und vertikaler Vergütungsvergleich
Die Höhe der Maximalvergütung je Vorstandsmitglied beträgt für jedes Geschäftsjahr maximal das 3-fache der Festvergütung.
Diese Maximalvergütung beschränkt die Auszahlungen aller für ein Geschäftsjahr gewährten Vergütungskomponenten (Jahresfestgehalt,
Sachbezüge, sonstige Vorteile, sowie STI und LTI) unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt deren Auszahlung erfolgt.
Ein vertikaler Vergütungsvergleich, der auch die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen sowie die Vergütung des oberen
Führungskreises und der Belegschaft berücksichtigt wird aufgrund der noch geringen Größe der Gesellschaft gegenwärtig noch
nicht durchgeführt. Der Aufsichtsrat ist jedoch bestrebt, bei der Vorstandsvergütung künftig auch die Vergütung der leitenden
Mitarbeiter und Führungskräfte zu berücksichtigen.
|
| 3.4 |
Möglichkeit der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern
Der Aufsichtsrat ist nach § 87 Abs. 2 AktG berechtigt, die Bezüge mit Wirkung für die Zukunft auf eine angemessene Höhe herabzusetzen
bzw. die Vergütungsstruktur und die Ausgestaltung der einzelnen Vergütungskomponenten zu verändern, um eine angemessene Vergütung
zu gewährleisten. Dabei ist die Lage der Gesellschaft und der mit ihr verbundenen Unternehmen zu berücksichtigen.
Über die einschlägigen aktiengesetzlichen Regelungen, nach denen der Aufsichtsrat verpflichtet ist, im Falle von pflichtwidrigem
Verhalten der Vorstandsmitglieder einen finanziellen Schaden für die Gesellschaft zu minimieren und insoweit Schadenersatz
gegen die Vorstandsmitglieder geltend zu machen, hinaus bestehen gegenwärtig keine Zurückforderungsmöglichkeiten für variable
Vergütungsbestandteile und keine Einbehaltsklauseln für variable Vergütungen (sog. Clawback-Regelungen).
|
| 4. |
Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte
|
| 4.1 |
Vertragslaufzeiten, Bestelldauern
Bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern und der Dauer von Vorstandsverträgen beachtet der Aufsichtsrat die Regelungen
des § 84 AktG und die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex mit Ausnahme der in der Entsprechenserklärung
vom Februar 2021 genannten Empfehlungen. So hat sich der Aufsichtsrat bei der Bestellung der aktuellen Mitglieder des Vorstands
nicht vom Gesichtspunkt der Diversität (Empfehlung B.1) leiten lassen, den Vorstandsvorsitzenden im Hinblick auf den initiierten
Verkaufsprozess abweichend von Empfehlung B.4 bereits vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende seiner Amtszeit wiederbestellt
und abweichend von Empfehlung B.5 keine Altersgrenze für den Vorstand festgelegt, da der Aufsichtsrat der Kompetenz von Mitgliedern
Vorrang vor einem bestimmten Höchstalter einräumt.
Die Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern erfolgt für höchstens drei Jahre, bei Wiederbestellungen bzw. bei einer Verlängerung
der Amtszeit wird die maximale Dauer von fünf Jahren nicht überschritten. Abweichend von der Empfehlung B.5 des DCGK hat der
Aufsichtsrat keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt, da der Aufsichtsrat der Ansicht ist, dass das Erreichen
einer Altersgrenze keine Rückschlüsse auf die Kompetenz eines Vorstandsmitglieds zulässt.
|
| 4.2 |
Beendigung und Kündigungsfristen sowie Zusagen von Entlassungsentschädigungen
Besondere vertragliche, über die gesetzlichen Vorschriften hinausgehende Regelungen zur Beendigung der Anstellungsverträge
sowie Zusagen von Entlassungsentschädigungen bestehen nicht.
|
| 4.3 |
Hauptmerkmale der Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen
Die Vorstandsmitglieder haben Anspruch auf die Zahlung eines Betrages von 9 % der Festvergütung für die Vertragslaufzeit in
eine private Rentenversicherung. Dieser Beitrag ist zu vermindern um einen Zuschuss, der zur freiwilligen gesetzlichen Rentenversicherung
durch das Unternehmen bereits geleistet wird. Es wird dem Vorstandsmitglied nur der Betrag zugesagt, nicht die Höhe der Rente.
|
III. Weitere Angaben zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung
| 1. |
Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
|
Der Vorstand der Voltabox AG hat auf der Grundlage von Artikel 2 § 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie
im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren
Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Patentrecht vom 22. Dezember 2020, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 3328 ('COVID-19-Gesetz'), mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die diesjährige Hauptversammlung ausschließlich virtuell ohne physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) im Wege der elektronischen
Zuschaltung durchzuführen. Ein Recht der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der
Gesellschaft) zur physischen Teilnahme an der Hauptversammlung an deren Einberufungsort besteht infolgedessen nicht. Ort der
Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist die Artegastraße 1, 33129 Delbrück.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes
führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird
für unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte vollständig in Bild
und Ton über das Aktionärsportal übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre insbesondere auch über elektronische Kommunikation
(Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung wird ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen
Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.
Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung,
zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.
| 2. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der hauptversammlungsbezogenen Rechte,
insbesondere des Stimmrechts
|
| a) |
Anmeldeerfordernis und Nachweis des Anteilsbesitzes
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der hauptversammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts,
sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung nachgewiesen haben. Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB)
und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ist durch
einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen. Der Nachweis muss
in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen,
also auf den 11. August 2021, 00:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag). Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor
der Hauptversammlung, mithin spätestens bis zum 25. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:
Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: [email protected]
Nach Erfüllung der vorstehenden Teilnahmevoraussetzungen werden den teilnahmeberechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten
Anmeldebestätigungen zur Ausübung der Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Die Anmeldebestätigungen
enthalten auch die persönlichen Zugangsdaten, die für die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals benötigt werden.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigungen sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung
der Anmeldung und des gesonderten Nachweises des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle unter der vorgenannten Adresse Sorge
zu tragen.
|
| b) |
Bedeutung des Nachweisstichtags
Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich nach dem Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Die Aktien werden am
Nachweisstichtag oder bei Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt; vielmehr können Aktionäre über ihre Aktien auch nach
dem Nachweisstichtag und nach Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung
der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag vollständig oder teilweise
veräußern, sind daher - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - gleichwohl zur Teilnahme
an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben
demnach keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für
den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und ihre
Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, können nicht an der Hauptversammlung teilnehmen und sind auch nicht stimmberechtigt,
es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag ist
kein relevantes Datum für eine etwaige Dividendenberechtigung.
|
| 3. |
Verfahren der Stimmabgabe
Diejenigen Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ordnungsgemäß nachgewiesen haben, können ihre Stimmrecht im Wege der Briefwahl,
durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter und durch sonstige Bevollmächtigte ausüben.
|
| a) |
Briefwahl
Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abzugeben.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann schriftlich unter Nutzung des auf der Anmeldebestätigung abgedruckten Briefwahlformulars
erfolgen. Das zur Briefwahl genutzte Formular muss vollständig ausgefüllt spätestens bis zum 31. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ),
unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:
Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: [email protected]
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Stimmrecht im Wege der Briefwahl auch im Wege der elektronischen Kommunikation
auszuüben. Zu diesem Zweck steht den Aktionären und ihren Bevollmächtigten, die sich ordnungsgemäß angemeldet und der Gesellschaft
ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
unter der Rubrik 'Investor Relations/Hauptversammlung' (URL: https://ir.voltabox.ag/websites/voltabox/German/
6000/hauptversammlung.html)zur Verfügung.
Die notwendigen Zugangsdaten für das Aktionärsportal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der per Post übersandten
Anmeldebestätigung entnehmen. Auf diesem Weg ist die Stimmabgabe per Briefwahl (ebenso wie deren Änderung und Widerruf) auch
noch am Tag der Hauptversammlung möglich, und zwar bis zum Beginn der Abstimmung.
|
| b) |
Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären und ihren Bevollmächtigten ferner an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene
Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung des Stimmrechts im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern müssen in der Vollmacht verbindliche Weisungen für die Stimmrechtsausübung
erteilt werden. Sie sind verpflichtet, gemäß den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die betreffenden Weisungen bedürfen
ebenso wie die Vollmacht der Textform; Gleiches gilt für den Widerruf der Vollmacht und der darin erteilten Weisungen sowie
deren Änderungen.
Die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist auf die weisungsgebundene Ausübung des Stimmrechts
bei der Abstimmung über die Beschlussvorschläge der Verwaltung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung beschränkt. Weisungen
zur Ausübung des Stimmrechts über sonstige Beschlussanträge oder zur Ausübung weiterer Aktionärsrechte im Hinblick auf die
Hauptversammlung, insbesondere zur Stellung von Fragen oder zur Einlegung von Widersprüchen, nehmen die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter nicht entgegen.
Für die Bevollmächtigung kann das auf der Anmeldebestätigung aufgedruckte Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an
von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter verwendet werden. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter (sowie ggf. eine Änderung und der Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen) müssen der
Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 31. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgend genannten
Adresse zugehen:
Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: [email protected]
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der Widerruf der Vollmacht oder
eine Änderung der Weisungen können durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft auch über elektronische Kommunikation unter
Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals erfolgen, das die Gesellschaft auf ihrer Internetseite unter
unter der Rubrik 'Investor Relations/Hauptversammlung' (URL: https://ir.voltabox.ag/websites/voltabox/German/
6000/hauptversammlung.html) zur Verfügung stellt.
Die notwendigen Zugangsdaten für das Aktionärsportal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der per Post übersandten
Anmeldebestätigung entnehmen. Über das Aktionärsportal können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden.
|
| c) |
Stimmabgabe durch sonstige Bevollmächtigte
Aktionäre haben ferner die Möglichkeit, einen sonstigen Bevollmächtigten, auch ein Kreditinstitut oder einen sonstigen Intermediär
oder eine Vereinigung von Aktionären, zu beauftragen, für sie das Stimmrecht (und ggf. sonstige hauptversammlungsbezogene
Rechte) auszuüben.
Bevollmächtigte können aufgrund der Abhaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach dem COVID-19-Gesetz
nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich
im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die
Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber
die mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung versandten persönlichen Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht
direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.
Auf die Vollmacht finden die gesetzlichen Vorschriften Anwendung. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis
der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen daher der Textform, wenn weder ein Kreditinstitut oder ein sonstiger
Intermediär, noch eine Vereinigung von Aktionären, eines Stimmrechtsberaters oder eine sonstige, einem Intermediär gemäß §
135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Personenvereinigung bevollmächtigt wird.
Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder eines sonstigen Intermediärs, einer Vereinigung von Aktionären, eines
Stimmrechtsberaters oder einer sonstigen, einem Intermediär gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Personenvereinigung
gelten die besonderen gesetzlichen Vorschriften des § 135 AktG, die u.a. verlangen, dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten
ist. Das allgemeine gesetzliche Textformerfordernis findet bei diesen Vollmachtsempfängern demgegenüber nach überwiegender
Auffassung keine Anwendung. Die betreffenden Vollmachtsempfänger setzen jedoch unter Umständen eigene Formerfordernisse fest.
Einzelheiten sind ggf. bei dem jeweil |
|
Suche
, Wertpapier, WKN, ISIN ...
Teilen
Link kopieren
boerse.de-Newsletter
